Die Mitarbeiterbefragung – ein kompletter Leitfaden

Mitarbeiterbefragungen können für verschiedene Zwecke genutzt und auf unterschiedliche Art und Weise durchgeführt werden. Mit den richtigen Werkzeugen und einem guten Timing können Sie die Zufriedenheit Ihrer Mitarbeiter und somit die Effizienz und den Erfolg Ihres Unternehmens erheblich verbessern.

Wie baue ich eine Mitarbeiterbefragung auf? Bestimmen Sie den Zweck der Umfrage und unterteilen Sie diesen in kleinere Parameter. Verwenden Sie diese Parameter, um Fragekategorien zu formulieren, welche Sie wiederum in verschiedene Variablen aufteilen. Lesen Sie die Umfrage vor Abschluss erneut durch und entfernen Sie Fragen, die zu umfangreich scheinen.

In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie gezielte Mitarbeiterbefragungen Ihr Unternehmen und die Mitarbeiterbindung nachhaltig beeinflussen können. Wir haben die Vorteile der regelmäßigen Befragung zusammengetragen und helfen Ihnen bei der professionellen Erstellung von Mitarbeiterumfragen.

Inhaltsverzeichnis

• Warum ist die Kommunikation mit Ihren Mitarbeitern wichtig?
• Welche Fragen gehören in eine Mitarbeiterbefragung?
• Auswertung einer Mitarbeiterumfrage

Warum ist die Kommunikation mit Ihren Mitarbeitern wichtig?

Wie Sie im Folgenden sehen werden, zahlt es sich aus, seinen Mitarbeitern ein offenes Ohr zu schenken. Die Kommunikation hilft Ihnen, Bedürfnisse und Probleme Ihrer Mitarbeiter in Erfahrung zu bringen. Außerdem verstärkt der entspannte Austausch die Bindung zwischen Ihnen und Ihren Mitarbeitern und steigert automatisch deren Zufriedenheit.

Was ist der Zweck einer gezielten Mitarbeiterbefragung?

Führungsetagen auf der ganzen Welt stellen sich die Frage, ob Mitarbeiterbefragungen im Unternehmen die Zeit und den Aufwand überhaupt wert sind. Wir sind uns sicher, dass die Befragung von Mitarbeitern einem Unternehmen zu mehr Erfolg verhelfen kann. Dennoch sollten Sie sich vor jeder Umfrageerstellung fragen, was Sie mit dieser erreichen wollen. Mögliche Ziele könnten sein:

• Sie möchten erfahren, was Ihre Mitarbeiter von ihrem aktuellen Arbeitsplatz und den zugeteilten Aufgaben halten
• Sie möchten herausfinden, wie gut eine Gruppe zusammenarbeitet oder wie Ihr Führungsteam arbeitet
• Welche Wünsche und Bedürfnisse Ihre Mitarbeiter in Bezug auf die Zusammenarbeit haben

Auf der Basis dieser Mitarbeiterumfragen können Unternehmen etwaige Veränderungsbedarfe in verschiedenen Bereichen erkennen. Richtig eingesetzt können die Ergebnisse einer solchen Mitarbeiterumfrage zu schnellen positiven Veränderungen für Ihr Unternehmen führen. Wenn Sie Ihren Mitarbeitern eine Plattform bieten, auf der sie ihre Meinung frei äußern können, erhält Ihr Unternehmen die Chance, sich weiterzuentwickeln und zu wachsen.

Durch das Einbeziehen Ihrer Mitarbeiter schaffen Sie überdies ein Team, das motiviert, engagiert und loyal ist. Dies kann sich wiederum positiv auf die Produktivität und den Gewinn Ihres Unternehmens auswirken. Auch in Ihren Mitarbeitern selbst sowie in Ihren Kunden werden Sie eine positive Entwicklung erkennen.

Aus einer Umfrage von Gallup geht hervor, dass Unternehmen mit hohem Mitarbeiterengagement eine 10 % höhere Kundenzufriedenheit aufweisen, 21 % produktiver sind und 22 % mehr Gewinn erwirtschaften als Unternehmen mit geringem Engagement.

Regelmäßig den „Puls überprüfen“

Vielleicht sind Sie schon einmal über die Formulierung gestolpert, den Puls eines Unternehmens zu überprüfen. Hierfür werden mehrmals im Jahr kleine und unkomplizierte Mitarbeiterumfragen gestartet, um das Wohlbefinden Ihrer Mitarbeiter am Arbeitsplatz zu überprüfen. Durch eine solche Pulsbefragung erhalten Sie ein kontinuierliches Feedback von Ihren Mitarbeitern und können sicherstellen, dass diese langfristig zufrieden sind.

Eine Pulsbefragung sollte folgende Merkmale erfüllen:

• Einfache, kurze Fragen, die schnelle Antworten ermöglichen
• direkte und spezifische Fragen

In Kombination mit größeren Mitarbeiterbefragungen erhalten Sie so eine gute Strategie, die Zufriedenheit Ihrer Mitarbeiter das ganze Jahr über im Blick zu behalten und entsprechend zu fördern.

Welche Folgen kann es haben, die Meinung Ihrer Mitarbeiter zu missachten?

Ob wissentlich oder nicht: Wenn ein Arbeitgeber an den Bedürfnissen der Mitarbeiter vorbei agiert, ist Frust vorprogrammiert. Durch Umfragen schaffen Sie nicht nur eine Bindung zu Ihren Mitarbeitern, sondern können zudem konkrete Anpassungen im Unternehmen vornehmen, die von tatsächlicher Relevanz sind. Sinkt jedoch die Zufriedenheit Ihrer Mitarbeiter, weil sie sich nicht ernst genommen fühlen, kann es schnell passieren, dass sich diese von Ihrem Unternehmen trennen oder eine deutlich geringere Produktivität an den Tag legen.

Welche Fragen gehören in eine Mitarbeiterbefragung?

Fragen zu formulieren, die hilfreiche Antworten hervorbringen, kann ziemlich herausfordernd sein. Die Fragen sollten leicht zu verstehen sein und keine langen Nachdenkzeiten erfordern. Auch sollten sie nicht dazu führen, dass die Mitarbeiter den Grund der Umfrage hinterfragen. Mit folgenden Schritten kreieren Sie eine gute Mitarbeiterbefragung:

1. Bestimmen Sie den Zweck der Umfrage
2. Unterteilen Sie den Zweck der Umfrage in kleinere Parameter
3. Verwenden Sie diese Parameter, um Fragekategorien zu formulieren
4. Teilen Sie die Kategorien in verschiedene Variablen auf, um sicherzustellen, dass die Umfrage so umfassend wie möglich ist
5. Lesen Sie Ihre Fragen durch und entfernen Sie jene, die zu umfangreich sind und nicht in das Modell der Schnellumfrage passen
6. Ergänzen Sie sie mit geeigneten Hintergrundinformationen

Beachten Sie außerdem, dass Sie Fragen stellen, die relevant sind und das Wesentliche zum Ausdruck bringen. Ein Thema unnötig zu vertiefen, kann die Befragten möglicherweise beeinflussen. Versuchen Sie zudem, Ihre Fragen möglichst neutral zu formulieren. Bauen Sie Ihre Umfrage so auf, dass die wichtigsten Fragen zu Beginn gelistet sind, um das höhere Engagement Ihrer Mitarbeiter zu Beginn der Umfrage zu nutzen.

Verwenden Sie eine Mischung aus kurzen und etwas längeren Fragen und versuchen Sie, die Umfrage auf zehn oder weniger Fragen zu beschränken. Weisen Sie Ihre Mitarbeiter zusätzlich darauf hin, dass die Mitarbeiterumfrage anonym ist, wenn dies der Fall ist.

Wie kann eine Software bei der Erstellung von Mitarbeiterbefragungen helfen?

Eine passende HR-Software – Human-Resource-Software – kann Ihnen dabei helfen, eine professionelle Mitarbeiterbefragung aufzusetzen und auszuwerten. Innerhalb der Tools können Sie die Fragen frei erstellen, den passenden Rahmen gibt die Software vor. Die Fragebögen lassen sich auf verschiedene Zielgruppen spezialisieren und die Auswertung erfordert nur wenige Handgriffe. Mit integrierten Analyse Tools können Sie die Umfrage nach jedem erdenklichen Parameter auswerten.

Die gute Nachricht: Mit der passenden HR Software ist es alles andere als ein Hexenwerk, eine Mitarbeiterbefragung aufzusetzen und auszuwerten. Mit Questback profitieren Sie unter anderem von folgenden Funktionen:

• Anonymisieren Sie Ihre Umfragen, um ehrliches Feedback zu erhalten
• Professionell erstellte EX-Vorlagen
• Plattform interne Nachverfolgung
• Teilen Sie Ihre Ergebnisse unkompliziert mit Kollegen
• Erstellen Sie nahtlose Workflows über HRM-Systemintegrationen
• Entscheiden Sie, welche Daten Sie schützen und welche Sie für andere freigeben
• Nutzen Sie Scoring und testen Sie Ihre Kollegen zu verschiedenen Themen

Warum anonyme Mitarbeiterbefragungen?

Die Anonymität einer Umfrage kann Ihnen helfen, ehrliche Antworten von Ihren Mitarbeitern zu erhalten. In der Regel finden Mitarbeiter nur selten den Mut, Kritik zu äußern, wenn eine Umfrage nicht anonym ist.

Da Sie jedoch absolut ehrliche Meinungen und Kritik Ihrer Mitarbeiter benötigen, sollen diese möglichst frei antworten können. Nur so wissen Sie am Ende, was Sie verbessern oder woran Sie arbeiten müssen. Eine anonyme Umfrage gibt Ihren Mitarbeitern das Gefühl, dass Sie ehrlich antworten können, ohne negative Konsequenzen befürchten zu müssen.

Questback Essentials bietet ein Tool zur Umfrageerstellung, welches eine anonyme Teilnahme ermöglicht. Wenn Sie dieses Tool aktivieren, werden die Daten der Befragten nicht gespeichert und Sie können die Person hinter den Antworten nicht mehr identifizieren. Neben dem Namen werden auch der verwendete Browser, IP-Adressen, Betriebssysteme und E-Mail-Adressen bei einer anonymen Umfrage nicht gespeichert.

Wie Sie eine Umfrage erstellen können, bei der die Identität der Befragten verborgen bleibt, erfahren Sie hier.

Auswertung einer Mitarbeiterumfrage

Nachdem Sie die Mitarbeiterbefragung professionell geplant, gestaltet und durchgeführt haben, geht es an die Auswertung. Mit Questback können Sie Ihre Mitarbeiterumfragen mit wenigen Handgriffen auswerten lassen. Erst durch die Auswertung erhalten Sie eindeutige Ergebnisse. Dies ist der wichtigste Teil der Mitarbeiterbefragung, wenn Veränderungen bewirkt werden sollen. Danach folgt die Erstellung eines Aktionsplanes, um die Verbesserungen festzuhalten, die Sie erreichen wollen. Dieser sollte Folgendes enthalten:

• Prioritäten
• Zeitrahmen
• genaue Anweisungen zur Umsetzung
• Datum für die nächste Umfrage

Es kann vorkommen, dass ein Mitarbeiter die Teilnahme an einer Umfrage verweigert, weil er nicht daran glaubt, tatsächliche Veränderungen bewirken zu können. Aus diesem Grund ist es äußerst wichtig, den Grund einer Befragung und den Plan für die tatsächliche Umsetzung zu kommunizieren. Sorgen Sie bereits vorab dafür, dass jeder darüber informiert ist, welche Änderungen auf der Grundlage der Umfrageergebnisse vorgenommen werden. Können bestimmte Dinge nicht verwirklicht werden, sollte auch dies vorab kommuniziert werden.

Beginnen Sie bei der Umsetzung mit den einfachen Aspekten Ihrer Pläne. So bringen Sie den Prozess schneller in Gang und Ihre Mitarbeiter sehen bereits frühzeitig erste Ergebnisse. So zeigen Sie diesen, dass ihr Feedback ernst genommen wird und erwünscht ist. Bereits mit kleinen Schritten können Sie so die Zufriedenheit Ihrer Mitarbeiter spürbar steigern und von erhöhtem Engagement profitieren.