Medarbeiderundersøkelse – en fullstendig guide

Medarbeiderundersøkelser kan oppfylle flere forskjellige formål og utformes på ulike måter. Ønsker du kontinuerlige tilbakemeldinger fra dine ansatte, kan pulsmålinger være verdt å investere i. Da er det å formulere spørsmålene en kunst i seg selv som krever mange hensyn samt selve oppfølgingsprosessen. Vi guider deg gjennom i denne artikkelen.

• Hva er hensikten med medarbeiderunders økelser?
• Hva er en pulsmåling?
• Hvilke spørsmål bør man stille i en medarbeiderundersøkelse?
• Anonymitet kan brukes i medarbeiderundersøkelser
• Oppfølging av medarbeiderundersøkelser

Hva er hensikten med medarbeiderundersøkelser?

I mange ledergrupper diskuteres spørsmålet om det er verdt å bruke tid på å gjennomføre medarbeiderundersøkelser og hvorfor. Noe som selvsagt er et relevant spørsmål å finne ut av før din organisasjon eller virksomhet bestemmer deg for å involvere seg i prosessen. Før bedriften tar en beslutning er det nyttig å spørre seg selv hva bedriften ønsker å få ut av studiet. Hva er hensikten med å gjennomføre medarbeiderundersøkelser?

Hensikten med undersøkelsene kan for eksempel være å få forståelse for hvordan ansatte trives og opplever arbeidsplassen sin, hvordan teamet og lederen kan utvikle seg, eller for eksempel om det legges fokus og energi på de riktige oppgavene. Riktig brukt kan resultatene fra medarbeiderundersøkelser kan føre til positiv utvikling for både bedriften og dens ansatte. Ved å la ansatte komme til orde kan organisasjoner utvikles og forbedres.

Som organisasjon skaper det å vise interesse for sine ansatte også grobunn for drevne, engasjerte og lojale medarbeidere, som igjen fører til overskudd i form av høyere produktivitet, større lønnsomhet og mer fornøyde kunder.

Ifølge Gallup har bedrifter med høyt medarbeiderengasjement en 10% bedre Fornøyd kunde-indeks, 21% høyere produktivitet og 22% høyere fortjeneste enn bedrifter der ansattes engasjement er lavt.

Hva er en pulsmåling?

Pulsmålinger er kortere undersøkelser som sendes ut flere ganger i året. De er ofte utformet slik at man kan få raske svar på enkle spørsmål. Hvis du ønsker kontinuerlig tilbakemelding fra dine ansatte, kan dette være det perfekte verktøyet. Med pulsmålinger tar du pulsen hos de ansatte her og nå. Pulsmålinger kan også brukes til å følge utvikling og endringsarbeid. For å beholde kompetente medarbeidere må du som organisasjon sørge for at medarbeiderne opplever at de bidrar, trivsel og for eksempel utviklingsmuligheter.

Hensikten med pulsundersøkelser

I motsetning til en årlig undersøkelse er pulsmålinger en god måte å kontinuerlig følge opp ansattes engasjement i ulike problemstillinger. Med en pulsmåling tar du «pulsen» på tilfredsheten de ansatte opplever over tid.

I en pulsmåling skal spørsmålene være korte, konkrete og relevante. Dette kan være spørsmål som, har du ressursene du trenger for å nå dine mål, er det noe du ønsker å forbedre i virksomheten, eller hvor sannsynlig er det at du vil anbefale en venn eller kollega å jobbe i bedriften.

Med en så kort medarbeiderundersøkelse som en pulsmåling ofte er, kan det være vanskelig å gå i dybden. For å få et helhetsbilde av de ulike delene av arbeidsmiljøet kreves det ofte en mer omfattende medarbeiderundersøkelse. Å kombinere større undersøkelser med oppfølgende pulsmålinger kan i mange tilfeller være en god strategi for å få både et helhetsbilde og en rask oppfølging.

Hvilke spørsmål bør man stille i en medarbeiderundersøkelse?

Å formulere spørsmål som gir høy svarprosent er en kunst i seg selv. Formålet med studien skal være veiledende. Spørsmålene skal være så tydelige at respondentene ikke skal måtte reflektere over hvorfor det aktuelle spørsmålet stilles.

Tenk på dette når du lager spørsmål til medarbeiderundersøkelser

Følg disse trinnene når du utformer medarbeiderundersøkelsen din:

1. Identifiser formålet med undersøkelsen.
2. Bryt ned formålet i passende parametere.
3. Bruk parameterne til å formulere ulike områder rundt spørsmålene.
4. Del de ulike områdene inn i uavhengige variabler for å gjøre undersøkelsen så omfattende som mulig.
5. Se gjennom og velg blant spørsmålene for å unngå en altfor komplisert spørreundersøkelse.
6. Gjør komplett med passende bakgrunnsinformasjon.

Husk også å stille konkrete og relevante spørsmål. Ledende spørsmål kan påvirke svarene. Prøv derfor å designe så nøytrale problemstillinger som mulig. Det kan være lurt å stille de viktigste spørsmålene først fordi de ansatte da ofte er mest våkne og tilbøyelige til å svare. Bland gjerne korte og lengre spørsmål og ikke still for mange spørsmål. Velg for eksempel10 spørsmål. Husk å sikre anonymitet. Hvis ikke deltakerne føler seg trygge på at svarene deres er anonyme, vil det helt sikkert påvirke svarprosenten og ærligheten deltakerne gir på svarene.

Anonymitet kan brukes i medarbeiderundersøkelser

Anonymitet kan være en forutsetning for å få ærlige svar selv om det finnes flere teorier rundt dette. De fleste studier peker likevel på, og viser at de fleste ansatte ikke tør å komme med negativ kritikk dersom det ikke er mulig å være anonym.

Samtidig er det først når det er ærlige svar at man som organisasjon vet hva man må jobbe med og fokusere på, som igjen er første steg mot endring. Derfor er det viktig at alle ansatte har mulighet til å si sine meninger uten at det får negative konsekvenser.

Slik sikrer du anonymitet ved medarbeiderundersøkelser

Questback Essentials tilbyr muligheten til å bruke «Skjult identitet», som betyr at en Quest ikke lagrer noen informasjon om en respondents identitet. Dette inkluderer også nettleser, IP-adresse, operativsystem og e-post. Denne innstillingen kan brukes til å beskytte identiteten til respondenten. Dette er beskrevet i vår artikkel Hvordan kan jeg opprette en Quest der respondenten ikke kan identifiseres?

Whitepaper

33 drivkrefter høyere engasjement hos de ansatte

I denne veiledningen har vi brutt ned de fire drivkreftene til 33 konkrete tiltak som ledere kan bruke for å skape en gruppe ansatte som presterer på et høyt nivå. Lykke til!

Last ned

Oppfølging av medarbeiderundersøkelser

Når medarbeiderundersøkelsen er gjennomført og spørreskjemaene er innsamlet, er det tid for oppfølging, som handler om å kunne følge opp resultatene. Dette er kanskje det viktigste steget og det som sørger for reell endring.

Basert på utviklingen du ønsker å se, lager du handlingsplaner. Det kan handle om å identifisere områder som skal prioriteres, sette tidsplaner for når tiltakene skal være klare, hvordan det skal gjøres, hva som skal gjøres og bestemme når neste undersøkelse skal skje. Å gå fra resultater og tall til faktisk endring kan gjøres på ulike måter. En måte kan være å involvere de ansatte i arbeidet med handlingsplaner.

At ansatte velger å la være å delta i undersøkelser kan handle om at de ikke tror at resultatet vil føre til noen faktisk endring. Derfor er det viktig å være tydelig i kommunikasjonen fra første stund, Altså, vær tydelig på formålet med medarbeiderundersøkelsen og snakk om hva som vil skje etter at den er besvart av deltakeren. Videre bør resultatene også formidles og hvilke tiltak som planlegges iverksatt. Dersom du som organisasjon mangler kapasitet og ressurser til å iverksette nødvendige tiltak, bør dette også kommuniseres.

Oppfølging og håndtering av resultater fra medarbeiderundersøkelser

En måte å komme i gang med arbeidet kan være å prioritere ett eller noen tiltak som er raske å endre, og på denne måten få hjulene til å rulle i møte med store utfordringer. Det viser også at ledelsen tar medarbeiderundersøkelsen på alvor.