Ny varslingslov – alt du trenger å vite om varsling

Beskyttelsen for varslere er i ferd med å bli styrket innenfor EU, noe som vil stille strengere krav til bedrifter om å ha fungerende funksjoner og systemer for å motta tilbakemeldinger fra ansatte. Gjennom en sikker varslerfunksjon skaper dere en sikkerhet i organisasjonen for de ansatte, viser høy åpenhet og etiske standarder. I tillegg er det bygd inn en metode for å håndtere uregelmessigheter slik at de blir oppdaget på et tidlig tidspunkt.

I denne artikkelen kan du finne svar på følgende spørsmål:

• Hva betyr varsling eller “Whistleblowing”?
• Er det riktig at beskyttelsen av varsleren er i ferd med å bli styrket?
• Er det ikke allerede en lov om varsling i dag?
• Hva bidrar en varslingsfunksjon eller et system med?
• Hva er en intern rapporteringskanal/varslingsfunksjon?
• Hva er en ekstern rapporteringskanal/varslingsfunksjon?
• Når trer den nye loven i kraft?
• Hvorfor er varslerens anonymitet så viktig?
• Hvorfor velge en ekstern leverandør av et varslersystem?
• Hva kreves for å overholde den nye loven?
• Hvordan vet jeg at den interne rapporteringskanalen er sikker og at identiteten min ikke blir avslørt?
• Hvordan kan jeg som selskap påvirkes hvis varslingsfunksjonen ikke fungerer?
• Hvordan kan Questback Essentials brukes til intern rapportering?

Denne artikkelen er en oversettelse av “Ny lag om vissellåsning – allt du behöver veta om varsling” og er hovedsakelig fokusert på hvordan EU-direktivet planlegges implementert i Sverige.

Hva betyr varsling eller “Whistleblowing”?

Varsel betyr at en ansatt i en bedrift, organisasjon eller myndighet informerer ledelsen om at noe er galt. Hensikten er å avdekke alvorlige misligheter på arbeidsplassen. Dette gjøres enklest gjennom et varslingssystem, der ansatte anonymt kan rapportere feil.

Er det riktig at beskyttelsen av varsleren er i ferd med å bli styrket?

Ja, faktisk har regjeringen i Sverige vedtatt et lovforslag om implementering av EUs varslerdirektiv. Forslaget styrker beskyttelsen av de som varsler på flere måter. Blant annet foreslår regjeringen at informasjon om en varslers identitet skal beskyttes av taushetsplikt. I tillegg vil flere være berørt av taushetsplikten som beskytter varslere. Det bør også være tydeligere for den enkelte hvordan man skal varsle, både internt og eksternt. Bedrifter med minst 50 ansatte vil være pålagt å innføre interne rapporteringskanaler slik at de som omfattes av denne bestemmelsen kan slå alarm. Det må også være mulig å varsle gjennom spesielle kanaler til kompetente myndigheter på bestemte områder.

Er det ikke allerede beskyttelse for den som varsler i dag?

Det er allerede en svensk lov som gir ansatte som slår alarm om alvorlig mislighold hos arbeidsgiveren beskyttelse mot for eksempel gjengjeldelse, oppsigelse og dårligere arbeidsforhold. Men for å bli beskyttet av den loven, kreves det at det må være svært alvorlige forseelser som kan føre til fengsel eller lignende. Den nye loven er mye mer omfattende og formålet er å gjøre det sikrere, enklere og tryggere å rapportere feil.

Hva bidrar en varslingsfunksjon til?

Som selskap er risikoen stor for konsekvenser hvis feil oppførsel endres eller fjernes, men i stedet blir offentliggjort. De fleste organisasjoner vil også ha et varslersystem som er enkelt å håndtere og kostnadseffektivt. Det kan derfor være lurt å unngå dine egne interne systemer.

Gjennom en varslingsfunksjon skaper du som organisasjon en metode for å håndtere uregelmessigheter, sørger for at dine ansatte føler seg trygge, og du viser også høy grad av åpenhet og etiske standarder.

Hva er en intern rapporteringskanal/varslingsfunksjon?

Gjennom en intern rapporteringskanal kan ansatte slå alarm internt i en virksomhet på en sikker måte. Det kan gjøres skriftlig, muntlig eller gjennom et fysisk møte. Kanalen eller varsleren skal kunne motta meldinger om funksjonsfeil og ha kontakt med varslere, følge opp det som rapporteres og gi tilbakemelding på oppfølgingen til de som slo alarm.

Hva er en ekstern rapporteringskanal/varslingsfunksjon?

I motsetning til en intern rapporteringskanal, gjør en ekstern rapporteringskanal arbeidstakere i stand til å varsle en myndighet oppnevnt av regjeringen. En ekstern rapporteringskanal vil motta, følge opp og gi tilbakemelding på rapporter om uregelmessigheter på bestemte områder. Alle som ønsker å varsle kan gjøre det direkte til en ekstern rapporteringskanal, det vil si uten å slå alarm til den interne rapporteringskanalen.

Når trer den nye loven i kraft?

Loven foreslås å tre i kraft 17. desember 2021. Det foreslås at mellomstore bedrifter (de med mellom 50 og 249 ansatte og en årlig omsetning på maksimalt €50 millioner eller en årlig budsjettbalanse på maksimalt €43 millioner) har frist til 17. desember 2023 for å sette opp interne rapporteringskanaler. Andre bedrifter skal ha det fullført innen 17. juli 2022.

Hvorfor er varsleren anonymitet så viktig?

Folk skal føle seg trygge på at de ikke risikerer negative konsekvenser av rapporteringen. Ved å sikre at kanalene er helt anonyme, øker du sannsynligheten for å motta rapporter om alvorlige hendelser.

Whitepaper

Slik transformerer du CX på tvers av hele kundereisen

Ønsker du å skape en fantastisk kundereise? Oppnå et konkurransefortrinn, nyt større lønnsomhet og levere en overlegen kundeopplevelse? Last ned vår nye whitepaper nå!

Last ned

Hvorfor velge en ekstern leverandør av et varslersystem?

Et eksternt varslersystem kan legge til rette på mange måter, for eksempel kan et effektivt saksbehandlingssystem bidra til å sikre at du overholder loven om personopplysninger, tilbyr en sikker og stabil IT-løsning og sikrer struktur for å kunne håndtere rapporter og undersøkelser. I tillegg kan en ekstern leverandør ofte i større grad garantere at programvaren alltid er oppdatert og har de nyeste funksjonene, slik at dataene er beskyttet gjennom saksbehandlingsprosessen. En ekstra årsak kan være at du unngår risikoen for at rapporten blir lest av en person i varslerteamet som kan bli nevnt i varslers rapport.

Hva kreves for å overholde den nye loven?

Ved å sette opp interne kanaler for rapportering av mislighold og sikre at informasjon om varslerens identitet er beskyttet har du kommet langt. Bedrifter med minst 50 ansatte må sette på plass interne rapporteringskanaler slik at de som dekkes av taushetsplikten kan slå alarm. Bedrifter med 50 til 249 ansatte vil til en viss grad få lov til å dele interne rapporteringskanaler og rapporterings- og oppfølgingsprosedyrer. Større bedrifter vil være pålagt å introdusere sine egne interne rapporteringskanaler.

Det skal være mulig å varsle skriftlig, muntlig eller ved et fysisk møte. Varslerfunksjonen må kunne motta feilmeldinger og ha kontakt med varslere, følge opp det som rapporteres og gi tilbakemelding på oppfølgingen. Kompetente personer eller enheter, som er utnevnt til den interne rapporteringskanalen, kan enten ansettes av bedriften eller av noen som er ansatt for dette på vegne av bedriften.

Hvordan vet jeg at den interne rapporteringskanalen er sikker og at identiteten min ikke blir avslørt?

Formålet med de spesielle kanalene for rapportering av feilbehandling er å gi varslere bedre beskyttelse enn det er i dag. Informasjon om varslerens identitet må være beskyttet av den sterkeste formen for konfidensialitet. Dette betyr at de under ingen omstendigheter skal avsløres.

Hvordan kan min bedrift påvirkes hvis varslingsfunksjonen ikke fungerer?

Som selskap kan du bli hardt rammet hvis mistanke om mislighold på arbeidsplassen blir rapportert og offentliggjort. De økonomiske konsekvensene kan bli store i form av tapte investeringer, kunder som ikke vil fortsette samarbeidet, redusert tillit til ledelse og noen ganger oppsigelser av ansatte. Et flertall av de som varsler har tatt opp spørsmålet internt før de valgte å gå ut offentlig, og derfor er det av største betydning å ha en gjennomtenkt funksjon for varsling.

Hvordan kan Questback Essentials brukes til intern rapportering?

I Questback Essentials er det mulig å sette opp en egen rapporteringskanal. Verktøyet er fleksibelt og mulig å tilpasse seg ønskene som finnes i bedriften. Funksjonalitet er tilgjengelig, for eksempel for varsling og anonymitet.